Aller au contenu

Because Productions — une base de vérité unique pour la logistique des tournages

Situation initiale

Autant les logiciels Excel et Word ont permis la numérisation des processus de travail il y a 30 ans, autant ces outils ne sont plus vraiment en phase avec les possibilités de l'informatique actuelle. Passer à Google Sheet ajoute une dimension collaborative — sans adresser les problèmes de fond.

Il est donc plus que temps de passer des fichiers bricolés individuellement à une base de vérité unique, qui permet un travail décentralisé et asynchrone, sans passer son temps à copier-coller d'une cellule à l'autre.

Voir les 6 limitations des tableurs en détail
  • Un tableau Excel n'est pas une base de données. Faire un contrat pour une personne nécessite de copier-coller toutes les données d'un carnet d'adresse dans une table, où ces informations existent sans lien avec les autres données de cette personne. Voir l'intérêt d'une base de données et comment construire une base de données no-code.
  • Le partage d'un tableur ne permet pas des accès granulaires. Qui a accès au document voit tout et peut tout éditer. Une base de données permet de proposer données et fonctionnalités via des vues personnalisées.
  • Des données de tableur sont très difficilement réutilisables ailleurs. Une personne apparaît dans de multiples contextes (contrat, fiche de salaire, projet, tâches, frais) ; lier des cellules entre fichiers est fragile et fastidieux. Une base bien structurée résout ce problème de manière radicale.
  • La confidentialité n'est pas vraiment assurée. Les données personnelles voyagent avec les fichiers, souvent envoyés en pièces jointes. Une base protégée avec des accès sécurisés permet de gérer ces données confidentielles.
  • Multiplication des fichiers, des versions et des données redondantes. Quelles données font foi ? Qui a la dernière version ? Comment corriger de manière centralisée ? Sans base de données, impossible d'y répondre sans gros efforts.
  • Automations et IA très limitées. Les optimisations qui font gagner du temps ne sont possibles que si les données sont structurées et bien gérées ; avec des fichiers démultipliés et fragiles, il faut oublier les automations et l'usage consistant de l'IA.

    • Intervention et contraintes

    Memoways connaît bien ce domaine : Ulrich Fischer a dirigé une société de production et postproduction cinématographique pendant plus de 10 ans (C-Side productions). Memoways travaille avec plusieurs entités de production — par exemple Bord Cadre films — et c'est naturellement que la collaboration a démarré avec Because Productions, spécialisée dans la logistique des tournages en Suisse.

    L'outil a été conçu et construit avec l'équipe de Because, sur la base de l'application Airtable, avec un objectif clair : un système que l'équipe peut gérer elle-même.

    Solution mise en place

    Les principaux chantiers de cet outil de gestion personnalisé :

    • Gestion centralisée des personnes et des sociétés, avec toutes les possibilités et le potentiel d'un CRM.
    • Créer et gérer des projets, avec une vision d'ensemble et tous les détails accessibles rapidement : engagements, tâches, coûts.
    • Générer contrats, cahiers de charges et feuilles de route pour les tournages de manière très efficace — y compris des PDF envoyés automatiquement par email.
    • Organiser les hébergements sans casse-tête, en gérant facilement les exceptions et en communiquant automatiquement les informations aux parties prenantes.
    • Capturer et automatiser la gestion des dépenses, pour une vision quasi temps réel des flux et de l'état financier du projet.
    • Centraliser, gérer et labelliser les ressources — images, informations, tutoriels — pour les utiliser et les valoriser.

    Résultats

    L'outil est déployé et utilisé au quotidien par l'équipe de Because Productions ; les gains chiffrés restent à mesurer.

    Limites, garde-fous et suite

    Les gains de temps et de productivité ne sont pas encore mesurés, et aucun témoignage client n'est publié à ce stade. La suite : documenter les chantiers en détail et mesurer les effets après quelques mois d'usage.

    Prochaine étape

    Vous gérez projets, équipes et documents dans des fichiers dispersés ? C'est exactement l'objet de notre service d'applications métier sur mesure.

    Contenus liés

    Services

    • Application métier sur mesure

      Date de publication :

      Un outil taillé pour votre métier, développé en semaines — et qui vous appartient.

    Secteurs

    • Industries créatives et culturelles

      Date de publication :

      Devenir plus agiles, efficaces et créatifs là où ça coince vraiment : workflows collaboratifs et passages de témoin entre spécialistes — y compris sur les domaines souvent mal aimés.

    Ressources

    • Quel service de stockage dans le cloud utiliser ?

      Date de publication :

      Cet article explore les services de stockage dans le cloud, en partageant l'expérience personnelle de l'auteur, Ulrich Fischer. Il utilise plusieurs services, dont Dropbox, kDrive, pCloud, Google Drive, OneDrive et OwnCloud, en fonction des besoins de collaboration et de curiosité pour de nouvelles fonctionnalités. Dropbox est recommandé pour sa simplicité et sa robustesse, mais est critiqué pour son coût élevé. kDrive, en revanche, est déconseillé en raison de problèmes de synchronisation et de support technique. pCloud offre un bon rapport qualité-prix avec une licence à vie, mais nécessite une bonne connexion Internet. Google Drive et OneDrive souffrent de complexités d'utilisation, tandis qu'OwnCloud est limité par ses fonctionnalités. L'article mentionne également Resilio Sync comme une alternative P2P et Proton Drive pour sa réputation prometteuse.