Audit numérique et roadmap de transformation
Votre situation et le résultat recherché
Un bon projet numérique commence par une compréhension partagée du travail réel : outils, habitudes, personnes, exceptions, ambitions.
Pourquoi l’audit d’abord
Beaucoup voient l’audit comme un préambule « dans le vent » : pas d’appli à la fin, donc pas de valeur. C’est l’inverse. Sans ce travail, le mandat suivant (prototype, appli, automatisation) rejoue le coût de l’audit… sans en tirer les fruits : pas de contexte partagé, besoins mal compris, décisions à l’aveugle.
Notre méthode change la donne. Questionnaires ciblés. Prise d’informations décentralisée et efficace, même à plusieurs, via une petite application custom. Réponses possibles à la voix. Récupération de documents et d’exemples réels. Résultat : un état des lieux rapide, dense, actionnable — pas trois mois de workshops flous.
Une fois l’audit posé, le chemin vers un prototype se raccourcit nettement. Avec l’IA, on tire beaucoup de valeur du savoir collecté (synthèses, priorités, scénarios, textes). Et notre spécialité : au-delà du rapport PDF classique, convertir l’audit en instrument de réflexion et de pilotage stratégique — dans Notion ou dans un outil dédié — que l’équipe continue d’utiliser. C’est ce que nous faisons avec Fonction:Cinéma, Terra & Casa, Bord Cadre films, Astonish, et la plupart de nos mandats.
Quand la suite est un prototype ou une application, l’audit pose déjà le contexte, les exceptions et les priorités. Voir Application métier sur mesure.
Comment on avance ensemble
Des situations très concrètes
Des exemples de réalisation
Fonction:Cinéma — Un portail d’audit pour transformer des usages dispersés en feuille de route partagée.
Chez Fonction:Cinéma, association genevoise dédiée au cinéma et à l’audiovisuel, l’outillage s’était construit au fil de l’eau : mails, Drive, clés USB, WhatsApp. Quatre personnes, pas de source de vérité, et une refonte de plateforme à préparer. Avant d’écrire le cahier des charges, il fallait comprendre qui utilise quoi, où l’info se perd, quels chantiers sont vraiment prioritaires.
Nous avons conçu un portail d’audit sur mesure plutôt qu’un formulaire générique : questionnaire en deux passes, dictée vocale, atelier de user stories, synthèses individuelles et globale. Chaque membre répondait à son rythme ; la matière rejoignait un espace unique, exploitable.
L’équipe est repartie avec une base factuelle partagée — chantiers, priorités, cahier des charges intégré — pour décider de la suite, pas seulement avec un rapport à classer. Un cas typique des Industries créatives et culturelles.
Terra & Casa — Recueillir les voix du Conseil, poser les priorités, laisser un fil de pilotage.
La Fondation Terra & Casa avait une stratégie globale, mais pas encore de volet numérique. Une part croissante des interactions passait déjà par le web, les formulaires, les réseaux. Le Conseil d’Administration n’était pas unanime sur le digital : il fallait un recueil collectif, sans exposition, pour que chacun puisse dire ce qui compte.
Nous avons appuyé l’atelier par une petite application custom : questions structurées, réponses écrites ou dictées à la voix, synthèse automatisée. Chacun contribuait sans monopoliser la séance. Les documents et les priorités ont ensuite nourri un portail de travail partagé.
L’état des lieux n’est pas resté un PDF. Il est devenu un fil de pilotage : vision et priorités redéfinies ensemble, outils collaboratifs posés ensuite (pilotage et documents), stratégie numérique en cours d’écriture.
Bord Cadre films — Comprendre process et passages de témoin, puis faire vivre la transformation.
Chez Bord Cadre films, société de production de cinéma d’auteur, le sujet n’était pas « un outil de plus ». Il s’agissait de comprendre les process internes, les passages de témoin entre métiers, et ce qu’il faudrait pour passer d’un site vitrine à un espace de travail et de relation aux publics vraiment utile.
Le cadrage a précédé les développements : enjeux, workflows collaboratifs, architecture cible, ce qu’on personnalise (Airtable, Notion) et ce qu’on construit. La compréhension du terrain a nourri un instrument de pilotage, pas une slide morte.
La collaboration se poursuit dans des espaces partagés que l’équipe fait vivre. Catalogue géré en autonomie, prototypes, feuille de route : le cadrage initial reste le socle des décisions. Voir Bord Cadre films opère sa mue digitale.
Astonish — Clarifier comment l’équipe édite déjà, puis laisser un dispositif vivant.
Astonish propose des expériences rares, éphémères, locales. Leur besoin n’était pas un site figé : il fallait comprendre comment Lili, Adrien et Adèle écrivent, publient et décident déjà — notamment dans Notion — avant d’empiler un nouvel outil.
Nous avons écouté leurs gestes réels, puis conçu un dispositif dont le contenu éditorial vit là où ils pensent. Ils écrivent et publient dans un espace familier ; le site suit. La compréhension du métier est devenue un outil qu’ils tiennent au quotidien.
Résultat : une vitrine qu’ils font évoluer sans attendre un intermédiaire à chaque phrase.
Pillet SA — Analyser contrats et PV avant d’automatiser, pour ne pas développer à l’aveugle.
Chez Pillet SA (ingénierie civile, direction de travaux), affaires, entreprises, contacts, pièces et plannings circulaient entre Word, Excel, Messerli, MS Project, SharePoint, DocuSign et PDF. Les contrats et les PV consommaient souvent les mêmes données, dans des flux séparés. Automatiser trop tôt aurait recréé les doublons.
L’audit a d’abord observé les pratiques et les documents réels : outils, frictions, sources de vérité, ce qui tient déjà sa place. Puis cartographie, scénarios, et un premier niveau de cadrage pour décider quoi attaquer en premier.
L’équipe est repartie avec une compréhension partagée et une trajectoire testable : un socle commun plutôt que deux outils qui se marcheraient dessus. L’audit a cadré le chantier, au lieu de lancer un développement à l’aveugle.
Quand l’audit débouche sur un outil métier, la suite logique est souvent une Application métier sur mesure.
Ce que vous recevez
Vous repartez avec une carte et un cap — qui peut devenir un outil stratégique et opérationnel pour continuer à décider, pas seulement un document à classer.
Pour qui ?
Prix, durée et périmètre
Questions fréquentes
L’audit, ce n’est pas de l’argent dans le vent ?
C’est la peur classique — et elle est légitime si on livre seulement un PDF qui dort. Chez nous, l’audit sert à décider avant d’investir, et souvent à laisser un instrument de pilotage que l’équipe continue d’utiliser.
Sans ce cadrage, un prototype ou une presta suivante rejoue le coût de la compréhension… sans en tirer les fruits. Le ROI, c’est d’éviter de payer deux fois, et d’accélérer la suite.
Vous repartez avec une carte, un cap, et — quand c’est pertinent — un espace vivant pour suivre les priorités. Pas un document à classer.
Peut-on démarrer un prototype sans audit ?
On peut. Souvent, on finit quand même par refaire le travail de contexte — plus tard, plus cher, plus flou. L’audit raccourcit nettement le chemin vers une première version utile : besoins, exceptions, documents, priorités déjà posés.
Si le besoin est déjà très étroit et documenté, un cadrage court peut suffire. Sinon, l’audit reste le bon premier pas.
La suite logique, quand le cadrage est clair, est souvent une Application métier sur mesure sur vos cas réels.
Comment collectez-vous l’info sans noyer tout le monde ?
Questionnaires ciblés, entretiens courts, et prise d’infos décentralisée via une petite app custom : plusieurs personnes peuvent contribuer, y compris à la voix. On récupère aussi documents et exemples réels.
L’idée : densifier vite la matière utile, pas multiplier les réunions interminables.
Le format de référence implique quelques personnes clés ; le reste de l’équipe peut contribuer sans monopoliser des journées entières.
Qu’est-ce que l’« instrument de pilotage » en plus du PDF ?
Le rapport PDF reste disponible pour partager et archiver. En plus, on convertit souvent l’état des lieux en espace vivant (Notion ou outil dédié) : priorités, scénarios, suivi, décisions.
C’est notre spécialité sur la plupart des mandats (Fonction:Cinéma, Terra & Casa, Bord Cadre, Astonish…). L’audit ne s’arrête pas à la restitution.
L’équipe continue de s’en servir : ce n’est plus un livrable figé, c’est un outil de réflexion.
Les recommandations sont-elles indépendantes ?
Oui. Elles partent de vos besoins, compétences, budget et appétit de changement — pas d’un catalogue d’outils à placer. On peut recommander de garder, connecter, simplifier… ou de ne rien développer tout de suite.
Si Memoways est pertinent pour la suite (prototype, appli), on le dira clairement. Si un autre chemin est meilleur, aussi.
L’audit n’est pas une captive : c’est une base de décision pour vous.
Quelle disponibilité faut-il prévoir ?
En format de référence : quelques personnes clés (souvent 3 à 5) pour un entretien chacune, plus la préparation de documents utiles et la restitution. Le reste de l’équipe peut contribuer de façon décentralisée (questionnaire / voix) sans monopoliser des journées entières.
Le périmètre exact se fixe après le diagnostic de 30 minutes.
Sans cette disponibilité minimale, mieux vaut ne pas lancer : un audit sans les gens du travail réel reste théorique.
Peut-on confier la réalisation à un autre prestataire ensuite ?
Oui. Roadmap et cahier des charges indicatif vous appartiennent. Une spécification plus détaillée peut être produite en complément si vous voulez faire développer ailleurs.
L’audit n’est pas une captive : c’est une base de décision pour vous.
Si vous restez avec nous pour un prototype, le contexte est déjà là : on n’a pas à tout réexpliquer.
Audit resserré ou plus large — comment choisir ?
Les deux existent. On peut cibler une équipe ou un processus, ou couvrir un écosystème plus complexe. Le bon format dépend du nombre de workflows, de personnes et du niveau de détail utile pour décider.
On le tranche ensemble au diagnostic gratuit, avant engagement.
Le format de référence (4 à 80 personnes, 3 à 5 clés, 3 à 6 workflows) est un point de départ, pas un moule.
Témoignages
« Ravie de donner un avis très positif sur le travail réalisé avec Ulrich au fil des dernières années : de nature très variés, les projets ont toujours été réalisés avec intelligence, créativité et efficacité. La ponctualité et la précision du rendu est remarquable. Merci Ulrich :-) »
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